Software de gestão. Leve o seu negócio à revisão


Data: 17 Novembro, 2012

Hoje em dia ter uma oficina sem um software de gestão adequado torna-se impossível. O profissionalismo obriga a organização e apresentamos-lhe a oferta de softwares de gestão que existem no mercado nacional.

O que seria das oficinas e dos seus mecânicos sem as ferramentas essenciais à intervenção nas viaturas? Certamente que o trabalho seria muito mais moroso, e muito dele deixaria até de ser possível. Mas quando falamos em gestão, será que a sua oficina está sistematizada de forma organizada e rigorosa?

Hoje em dia são várias as empresas que desenvolvem soluções informáticas para otimizar a gestão de tudo o que envolve o seu negócio, das despesas às receitas, dos fornecedores aos clientes, passando pela produtividade dos seus funcionários.

E quais as vantagens para o seu negócio? Poupa tempo e dinheiro, ao concentrar num programa de computador toda a informação sobre a atividade da sua oficina, que poderá consultar de forma rápida, facilitando também o balanço do trabalho realizado e
a identificação do que pode ser melhorado. Para além disso, a informatização da sua oficina é essencial para a certificação ISO, um importante atestado de qualidade do seu trabalho.

À medida do seu negócio

O que são afinal estes softwares, e como funcionam? A sua principal característica é serem altamente personalizáveis, e ajustáveis às exigências específicas da sua oficina. Existem geralmente vários níveis de complexidade de software em cada programa, sendo cada vez mais completos à medida que as necessidades e a dimensão das oficinas e de clientes aumentam.

Muitos destes produtos têm por base o software de gestão PHC (ver caixa), enquanto outros são desenvolvidos de raiz para o negócio das oficinas – e isso reflete-se no preço final. Nesse sentido, apresentamos-lhe uma lista com exemplos do que pode encontrar no mercado, bem como as características mais comuns, para que possa identificar o que verdadeiramente importa para a sua oficina.

Vantagens práticas

Qualquer uma das várias opções agora apresentadas para a gestão informática da sua oficina pode representar, durante os próximos meses, um acréscimo significativo na produtividade do seu negócio.

Isto porque, após a instalação do software que melhor se adapta às suas necessidades, é possível organizar, com detalhe, a informação disponível sobre todos os clientes, automóveis e fornecedores que estão registados entre os contactos da sua empresa. Por outro lado, com o objetivo de aumentar a eficiência no serviço prestado aos clientes, pode analisar, sempre que entender, o desempenho dos seus funcionários, com recurso à informação disponibilizada pelo sistema informático. Estes resultados são obtidos através da quantidade de horas de trabalho completadas por cada funcionário, mas também pelo número de serviços que este concluiu durante esse período.

É ainda importante compreender que a utilização do software de gestão procura promover, sempre que possível, a autonomia de trabalho entre os funcionários, quer pela competência que estes têm para determinar  os orçamentos e as marcações na reparação dos veículos, quer também pela possibilidade de efetuarem, sempre que necessário, alguma encomenda de material aos fornecedores da oficina.

O investimento num software de gestão é compensado ao fim de poucos meses com aumento de produtividade e de ganhos.

Quanto à gestão dos clientes, o software informático, para além de desenvolver uma descrição detalhada de toda a informação sobre os veículos, onde inclui, entre outras características, o histórico de manutenção, envia ainda uma SMS ao seu proprietário a informar do estado da reparação em curso. É o próprio sistema que envia, automaticamente, uma mensagem curta para o telemóvel (ou um e-mail) para os clientes, com toda a informação disponível sobre o estado da reparação do seu automóvel, a hora a que está pronto e, se for programado para isso, com o preço da reparação.

Gestão mais profissional

Através da análise detalhada de informação sobre clientes, automóveis e stocks, por exemplo, consegue passar uma imagem mais eficiente, atrativa e profissional para o público, além de controlar em pormenor todas as despesas.

As próprias empresas fornecedoras de software garantem a formação inicial dos funcionários para saberem tirar partido de todas as funcionalidades do sistema. Todas estas vantagens representam dinheiro que se ganha em tempo e organização. Por exemplo, a partir das fichas de clientes é possível saber as suas preferências e fazer campanhas direcionadas a cada tipo de público.

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