O primeiro tema sobre excelência na produtividade que abordaremos envolve a metodologia dos 5S, originária do Japão, para melhorar a ordenação do espaço de trabalho. Começamos por Separar.
O que são os 5S? Trata-se da metodologia de origem japonesa que promove a ordem, gestão e limpeza de um espaço de trabalho. A aplicação dos 5S promove a estabilidade dos espaços de trabalho e das tarefas neles realizadas. É a base de desenvolvimento de atividades de melhoria contínua, robusta e sustentada ao longo do tempo, através do envolvimento de toda a equipa. A sua total aplicação estende-se ao longo de cinco fases. Abordaremos aqui a primeira fase: Separar.
Este primeiro pilar corresponde à aplicação do princípio: uso só o que é necessário, nas quantidades necessárias e só quando necessário. Por outras palavras, vamos eliminar tudo mesmo tudo, incluindo mobiliário, equipamentos, dossiers, etc.) o que não seja necessário nos diferentes locais da oficina (baías de reparação, sala de espera de clientes, arrumos, WC e balneários, escritório, sala de reunião, armazém ou qualquer outra área). As “traseiras” das instalações são tipicamente locais de depósito de lixos e itens obsoletos, que também têm de ser incluídas.
Separe, então, TUDO o que não precisa. Qual a importância de o fazer? A organização fica cada vez mais cheia ao longo da sua vida, acumulando peças obsoletas, equipamentos danificados, documentos “mortos”, alguns destes de difícil movimentação. Todos estes materiais desnecessários criam barreiras entre as pessoas ou entre os equipamentos. É desperdiçado tempo extra à procura desses documentos, das ferramentas, das peças, etc. Como o excesso de materiais dificulta o fluxo, gera-se assim mais espaço livre e economiza-se tempo, dinheiro, energia… em suma, cria-se um ambiente mais livre, amplo e aberto.
Como proceder
O primeiro passo é criar uma área temporária para acomodar tudo o que for para deitar fora (lixo) e para tudo o que tiver ainda de ser avaliado sobre o que fazer (nos casos em que hajam dúvidas: arrumar, destruir, vender, reciclar, doar, reparar ou qualquer outro caso). Será nesta área que cada uma das pessoas da sua equipa deverá colocar cada item desnecessário.
Pode delimitar esta área com pequenos postaletes ou colocando uma fita de cor vermelha no chão. A área pode ser apenas área de chão livre ou ter, por exemplo, alguma estanteria para colocar itens mais pequenos, evitando estar a colocá-los no chão.
O segundo passo é a identificação do que deve ser deslocado para esta área. Para isso, cada participante nesta campanha deverá fazer as perguntas que se sugerem de seguida:
Este objeto é necessário e útil? Se SIM, deve mantê-lo no local ou movê-lo já para o local mais apropriado. Se NÃO for necessário, deve colocá-lo na área temporária com a etiqueta “vermelha” e uma das palavras: arrumar, destruir, vender, reciclar, doar, reparar, etc.
Se é necessário, necessitamos desta quantidade? Se SIM, mantenha tudo no local. Se NÃO, leve os excedentes para a área temporária ou mova-os já para o local mais apropriado.
O terceiro passo deste processo é o de dar a conhecer a todos o que fazer e o que escrever na etiqueta vermelha. Todos devem saber onde fica a área temporária e cada participante nesta campanha de separação deve ter uma área bem definida a si assignada. A duração da fase de separação pode variar muito, em função da área total a intervencionar, do número de pessoas da equipa e do estado de (des)organização atual. Tipicamente varia entre 60 minutos (para o exemplo de um pequeno escritório, até um ou mais turnos de trabalho de sete horas).
Todos os colaboradores da empresa devem estar a par desta campanha de separação. A campanha deve ser comunicada com uma semana de antecedência e deve ser criada uma agenda, uma hora de início dos trabalhos e uma hora para o seu fim. Eis alguns conselhos para o planeamento desta ação:
- Reunião de todas as pessoas num local;
- Formação das várias equipas (máximo de duas a três pessoas por equipa);
- Atribuição das áreas a intervir;
- Comunicação das regras (ler este artigo na íntegra);
- Perguntar por dúvidas;
- Comunicar a hora de início e de fim da campanha;
- Comunicar a hora da reunião final;
- Ir “para o terreno”;
- Regressar e fazer o balanço, incluindo um forte agradecimento pelo empenho demonstrado (incluir um pequeno lanche ou equivalente, como agradecimento). Comunicar que o segundo artigo (sobre a temática Organizar) dará continuidade a este trabalho e que, até lá, não se devem acumular novos itens desnecessários.
O derradeiro passo deste processo prevê a utilização do tempo até à publicação do próximo artigo para dar destino a cada um dos itens na área temporária. No final desta ação, as áreas de trabalho devem apresentar espaços vazios e estar livres de “monos” e lixos; e todos os objetos desnecessários devem estar etiquetados e na área temporária.
Muitas vezes pensa-se ser necessário mais espaço para acomodar novos equipamentos ou novas áreas, porém poderá bastar a aplicação deste processo de separação, para permitir uma reavaliação de todo o espaço útil e do layout mais eficiente para a oficina.
Recursos necessários
Para realizar esta tarefa de separação são necessários os seguintes itens:
Equipamentos de proteção individuais relevantes (luvas, fato, óculos, auriculares, máscara ou outros);
Uma área livre temporária (até à decisão final sobre o destino de cada item);
Algumas dezenas de etiquetas vermelhas (Post It ou equivalente servem para este propósito);
Sacos ou contentores para lixo.