Produtividade

Published on Maio 11th, 2016 | by José Macário

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Excelência na Produtividade – Padronizar

A manutenção, ao longo do tempo, de um espaço organizado, limpo e seguro pressupõe a incorporação de hábitos diários nas atividades da equipa.

Para garantir que a oficina se mantém como um espaço limpo e organizado, é necessário empreender ações de normalização. Assim, após termos focado como “Separar”, “Organizar” e “Limpar”, o próximo passo é “Padronizar”.

Em que consiste?

A Normalização ou Padronização é o método de garantir que os três primeiros pilares se mantêm devidamente implementados e vivos;

O normalizar vai integrar o Classificar, Organizar e Limpar, num todo;

Este pilar vai também prevenir revezes na implementação dos três primeiros pilares, atuando como um reforço fundamental na criação dos novos hábitos diários.

Síntese: estabelecer as novas regras de trabalho e formalizar a nova organização do espaço e das respetivas gamas de ordem e limpeza.

Qual a relevância desta fase?

Não basta classificar, organizar e limpar uma vez, há que manter todo este efeito ao longo do tempo. Caso contrário, a situação volta rapidamente ao nível anterior, ou ainda pior, deteriorando novamente o espírito de equipa e fazendo com que todo o esforço inicial tenha sido em vão.

Síntese: Principalmente, há que incorporar os princípios dos 5S nos hábitos diários e não tomá-los apenas como “uma moda passageira”.

Como proceder?

Passo 1

Há que tornar o Classificar, Organizar e Limpar tarefas diárias até que se afirmem como um hábito. Ajuda nomear um responsável pelos 5S e claramente atribuir responsabilidades à equipa, integrando os 5S nas atividades diárias normais da organização.

Passo 2

Crie escalas de serviço, onde cada elemento da equipa tenha um papel ativo e onde seja periodicamente o Responsável pela condução das visitas de avaliação 5S. Verificar regularmente a implementação e manutenção dos 5S, com a ajuda de ‘check lists’ e auditorias rápidas.

Passo 3

O que deve ser criado nesta fase de Padronização:

Estabelecer regras de limpeza e organização e expô-las (Gamas de trabalho);

Criar regras facilmente entendíveis:

Painéis com indicadores nos diferentes locais, evidenciando as Escalas, as Equipas e os resultados;

Uso de cores, para identificar o que está ‘bem’ e o que está ‘mal’;

Placas explicativas ou informativas de reforço de comportamentos.

Há semelhança de todas as anteriores fases, também esta deve ser comunicada com uma semana de antecipação. Deve ser criada uma agenda, uma hora de início e uma hora de fim. Dicas para a agenda:

  1. Reunião de todas as pessoas num local
  2. Formação das várias equipas (duas a três pessoas máximo por equipa)
  3. Atribuição das áreas a intervir
  4. Comunicação das regras (ler este Artigo na íntegra)
  5. Perguntar por dúvidas
  6. Comunicar hora de início e de término da campanha
  7. Comunicar hora da reunião final
  8. «ir para o terreno»
  9. Regressar e fazer o balanço, incluindo um forte agradecimento pelo empenho demonstrado (incluir um pequeno lanche ou equivalente, como ato de agradecimento). Comunicar que o Artigo 5 (Respeitar) dará continuidade a este trabalho e que, até lá, há que não acumular lixos ou itens desnecessários (Separar) e há que manter e reforçar os novos hábitos de organização e limpeza, mantendo uma atenção sobre todas as fontes e as origens de sujidade ou de desorganização.
  10. Resolver os problemas detetados.

 

Avaliação final e conclusões

Para além de organizadas, as áreas devem estar limpas e com processos que garantam a sustentabilidade deste status ao longo do tempo.

No final desta ação, deve avaliar se: Cada coisa está claramente identificada;

Cada ponto de limpeza está claramente assinalado; A frequência das limpezas está definida; A frequência das limpezas está compreendida; Cada um dos responsáveis está nomeado; Os quadros brancos das áreas são bem compreendidos e são mantidos.

 

Por: Lean Academy Portugal

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