Produtividade

Published on Maio 9th, 2016 | by José Macário

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Excelência na Produtividade. Organizar a oficina

Um espaço onde todos os objetos e ferramentas estão devidamente arrumados e acessíveis é essencial para minimizar os desperdícios de tempo, garantir a eficiência dos processos e melhorar a segurança na oficina. Por isso, neste segundo artigo, explicamos-lhe como deve Organizar o seu local de trabalho!

De origem japonesa, a metodologia dos 5S promove a ordem, gestão e limpeza de um espaço de trabalho. É a base de desenvolvimento de atividades de melhoria contínua, robusta e sustentada ao longo do tempo, através do envolvimento de toda a equipa. Depois de, na edição passada termos abordado o primeiro de cinco passos, o Separar, é agora tempo de nos focarmos na segunda fase: Organizar.

Em que consiste?

Este segundo pilar corresponde à aplicação do princípio: criar um local para cada coisa, para que cada coisa fique no seu lugar. Por outras palavras, ‘Organizar’ significa que os objetos necessários estão dispostos, acondicionados ou arrumados, de forma a serem facilmente utilizados por todos e identificados de forma que todos os encontrem e arrumem nos mesmos locais após utilização. Tal como o ‘Separar’, tanto se utiliza em áreas oficinais como nas áreas de serviços.

Síntese: Crie um local específico para cada objeto – Ferramentaria, máquinas, empilhadores, peças, equipamento (hidráulico, mecânico ou elétrico), mobiliário, documentos, etc.

Qual a relevância desta fase?

O propósito é a eliminação de vários desperdícios invisíveis ou sendo visíveis, são desperdícios que nunca ninguém os quantificou em horas perdidas. Incluímos nesta categoria: o tempo desperdiçado na movimentação das pessoas, para ir buscar ou procurar qualquer item ou objeto; os tempos de procura, a ‘energia’ despendida e as interrupções criadas, no seu trabalho e no dos outros, ao tentar encontrar aquilo que se pretende. Por outro lado pretende-se avaliar se existem stocks excessivos (consumíveis, peças, economato, etc) que devam ser questionados, assim como a sua correta localização, face aos locais de uso.

Mais importante que tudo isto, as faltas de segurança, devido a incorreta localização de equipamentos de proteção individual ou outros relevantes no exercício das
tarefas oficinais…

Síntese: Excesso de materiais dificultam o fluxo. Vamos assim gerar mais espaço livre, economizar tempo, dinheiro, energia, … Em suma, criar um ambiente mais livre, amplo e aberto.

Como proceder?

Passo 1

Vamos agarrar em cada um dos objetos de cada área (mais os que permaneceram da Fase 1 ‘Separar’) e definir: A frequência da sua utilização e a localização, sabendo que os objetos mais usados (muitas vezes ao dia) devem ficar mais próximos (1 a 3 metros), e os menos utilizados (uma vez ao dia ou menos), disponíveis em locais mais afastados (5 a 15 metros); A quantidade adequada a permanecer no Posto de Trabalho e a forma de reposição para evitar a rutura de stock no Posto de Trabalho.

Outros aspetos igualmente relevantes, nesta Fase: Organizar objetos utilizados em conjunto e na sequência de utilização; Organizar tudo de forma simples, ergonómica e funcional, com a participação de todos.

Passo 2

Vamos agora identificar os locais definidos para os objetos, de modo a facilitar a manutenção diária desta Organização e a tornar visíveis os ‘desvios’ causados, até à criação do novo hábito pelos seus utilizadores. Devem utilizar cores diferentes na identificação dos objetos, criar padrões ou símbolos para os distinguir, pintar silhuetas, etc.

Passo 3

Todos devem conhecer o que fazer e os meios que terão ao dispor.

Cada participante nesta campanha de Organização, deve ter uma área bem definida a si assignada.

A duração desta fase (Organização) pode variar muito, função da área total a intervencionar, do numero de pessoas da equipa e do estado de (des)organização atual. Tipicamente varia entre 60 minutos (para o exemplo de um pequeno escritório, até um ou mais turnos de trabalho de 7 horas).

Todos os colaboradores da empresa devem estar a par desta campanha de Organização. Deve ser comunicada com uma semana de antecipação, criada uma agenda, uma hora de início e uma hora de fim.

Dicas para a agenda: Reunião de todas as pessoas num local; Formação das várias equipas (duas a três pessoas máximo por equipa); Atribuição das áreas a intervir; Comunicação das regras (ler este Artigo na íntegra); Perguntar por dúvidas; Comunicar hora de início e de término da campanha; Comunicar hora da reunião final; «ir para o terreno»; Regressar e fazer o balanço, incluindo um forte agradecimento pelo empenho demonstrado (incluir um pequeno lanche ou equivalente, como ato de agradecimento). Comunicar que há que não acumular lixos ou itens desnecessários (Separar) e há que criar novos hábitos, usando sempre os novos locais para cada objeto e nas quantidades acordadas (Organizar).

Avaliação final e conclusões

No final desta ação, as áreas de trabalho devem: Estar devidamente organizadas; Permitir encontrar facilmente tudo aquilo de que se necessita.

 

Por: Lean Academy Porugal

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